暖丘心理諮商所

行政管理系統

教師支持方案 + 一般個案，從預約到結案一站整合

預約諮商填寫初談表後台登入

解決的問題

✗ Google 表單預約 + LINE 人工對接

✓ 線上預約表，行政後台一鍵處理

✗ 紙本初談表 + 行政重複登打

✓ 個案線上填寫，自動建檔

✗ 心理師紀錄複貼到方案格式

✓ 填一次，系統自動產出暖丘版 + 方案版

✗ 每週手動更新個案清單 Excel

✓ 系統每週一自動寄出 Excel

✗ 簽到表、背景統計手動彙整

✓ 一鍵匯出，簽到表滿 7 人次自動分頁

✗ 結案 deadline 靠人腦記

✓ 系統自動 email 提醒，到期前 2 天通知

✗ 結案回饋用另外的 Google 表單

✓ 結案自動寄回饋問卷，提交自動追蹤

✗ 教師方案和一般個案分開管理

✓ 統一管理，按類型篩選

功能總覽

📅

線上預約

取代 Google 表單

個案選「一般諮商」或「教師方案」，填姓名、電話、LINE、偏好時段
LINE 官方帳號直接傳預約連結，不用再轉貼 Google 表單
行政後台統一管理待處理預約：確認 / 轉為個案 / 取消
自動化：確認預約 → 自動 email 初談表連結給個案

預約表

✍

線上初談表

取代紙本

一般個案：基本資料、緊急聯絡人、醫療史、轉介來源、主訴
教師方案：教師身分、業務職掌、議題分類（11大類）、身心量表（6題）
提交後自動編號（G-XXX / 115-XXX），自動連結預約紀錄
行政免登打，在後台補充初談摘要和派案結果即可

一般初談表教師初談表

📝

雙層服務紀錄

填一次出兩份

心理師填寫一份諮商紀錄 + 勾選議題分類
系統自動產出兩個版本，可在個案頁切換檢視：
暖丘版：通用諮商紀錄
方案版：【議題分類】+ 諮商紀錄（符合國北教格式）
no-show / 當日取消自動算入使用次數（6次額度）

👥

個案管理

教師方案 + 一般個案統一管理，按類型 / 狀態篩選
個案詳情四個 Tab：初談表 / 背景變項 / 服務紀錄 / 結案
快速新增個案、指派心理師、搜尋（姓名/代號/電話）
背景變項統計：cascading 子議題選擇器

✓

結案流程

結案議題勾選 + 教育局關注議題（霸凌、十二年國教等）
自動計算 deadline：紀錄一週內 / 回饋一個月內
自動化：結案 → 自動 email 回饋問卷連結給個案
儀表板顯示逾期提醒，到期前 2 天主動 email 通知行政

💬

個案回饋問卷

公開連結，結案當下讓個案填寫（或 email 發送）
滿意度、幫助度、諮商關係、推薦意願（1-5分）
開放文字：最有幫助的部分、改善建議
提交後自動更新結案追蹤狀態

📊

報表匯出

個案清單 Excel：完全符合國北教格式（代號/姓名/心理師/各次日期）
背景變項統計 Excel：完整 26 欄
心理師簽到表：按月按心理師，滿 7 人次自動分頁
個案資料夾 ZIP：初談表 + 紀錄表 + 結案表 DOCX，按心理師分組

⚡

自動化排程

無需人工

每週一 8:00 — 自動 email 個案清單 Excel 給行政
每天 9:00 — 檢查結案 deadline，到期前 2 天 email 提醒
每月 25 號 — email 提醒行政寄簽到表給心健中心
預約確認時 — 自動 email 初談表連結給個案
結案時 — 自動 email 回饋問卷連結給個案
初談表提交時 — 自動建檔 + 連結預約紀錄

👤

心理師工作台

行政設定密碼後，心理師用 email 登入
專屬頁面：我的活躍個案、最近紀錄、一鍵填寫服務紀錄
不需要切換系統，在同一個平台操作

📈

儀表板

活躍個案數、已結案數、本月晤談次數、待處理預約
各心理師案量統計
結案 deadline 逾期提醒（紀錄待寄交 / 回饋待收取）

自動化工作流程

LINE 傳連結 — 個案點預約連結填表

行政確認預約 — 後台一鍵確認 + 指派心理師

⚡ 自動 email 初談表連結

個案填初談表 — 線上填寫，自動編號建檔

⚡ 自動連結預約紀錄

行政補充 — 初談摘要 + 派案 + 背景變項

諮商進行 — 心理師填一次紀錄 → 雙版本

⚡ no-show 自動算入次數

報表匯出 — 個案清單 / 簽到表 / 統計

⚡ 每週一自動 email 清單

結案 — 填結案表 → 追蹤 deadline

⚡ 自動 email 回饋問卷 + deadline 提醒